Otelde Toplantı ve Konferans Düzenleme Rehberi: Neye İhtiyacınız Var?
İş seyahatinizin gerekliliği olarak bir konferans veya toplantı düzenleme ihtiyacı doğduysa bu durumda neler yapmanız gerektiğini anlatıyoruz 👇
Bir konferans mı yoksa toplantı mı düzenlemeniz gerektiğini belirlemeniz ilk önceliktir.
Çünkü iki farklı organizasyon için de uygulanacak prosedürler farklı oluyor. Eğer daha büyük bir organizasyon planlıyorsanız bunun için otel yönetimiyle aylar öncesinden iletişime geçip planlama yapmanız gerekir.
Kendi ekibinizle bir toplantı gerçekleştirmek isterseniz bunu otelinizin toplantı salonunda kolayca halledebilirsiniz.
Eğer küçük bir ekibiniz var ve organizasyon gerektirmeyen bir etkinlikse bunu otel yönetimine önceden belirterek toplantınızı rahatlıkla yapabilirsiniz.
Organizasyonla ilgili tüm detayları belirleyin.
Konferans sırasında ihtiyacınız olacak her şeyi belirledikten sonra bunu otel yönetimiyle önceden paylaşın ve sürecin istediğiniz gibi devam etmesi için otel yönetimiyle iletişimde kalın.
Katılımcı sayısını belirleyip otel yönetimi ile paylaşın.
Katılımcı sayısını önceden belirleyip otel yönetimi ile paylaşırsanız organizasyon öncesi yeme-içme, oturma planı vb. gibi konularda herhangi bir aksilik yaşanmasını önlemiş olursunuz.
Program akışınızı önceden belirleyin.
Program akışını organizasyondan haftalar önce belirleyip otel yönetimiyle paylaşırsanız tüm süreç bir olumsuzluk olmadan gerçekleşebilir.
Konferans sahibi olarak programın zamanlamasına özen gösterin.
Toplantıyı yöneten taraf olarak tüm ihtiyaçlarınızı belirledikten sonra organizasyon tarih ve saati geldiğinde organizasyon tarafını da yönlendirerek programı tam zamanında başlatmaya özen gösterin. Böylece tüm süreç planladığınız gibi herhangi bir olumsuz durum yaşanmadan gerçekleşebilir.
Yorum Yazın