Yönetici Asistanları İçin Etkili Bilgilendirme Rehberi
Uzun zamandır, asistan olmak üzerine içerik üretmediğimi paydaşlarım bana hatırlattı. Çeşitli rol ve sorumlulukları takip ederken bu konuda içerik üretmeyi ihmal etmiş olabilirim. Bugün tekrar yönetici asistanı rolüme dönerek yöneticinize bilgilendirme yapma konusuna değinmek istedim.
İyi bir yönetici asistanı olmak çok çeşitli sorumluluklar getirir. Bir asistan olarak en önemli görevlerinizden biri de liderinizin her duruma tamamen hazır olduğundan emin olmaktır. İster yüksek riskli bir toplantı ister önemli bir seyahat, göreviniz yöneticinizin başarılı olmak için ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere sahip olduğundan emin olmaktır.
Peki, yöneticinize bilgilendirme yapmak konusunda nasıl profesyonel olabilirsiniz? Bu yazımda konuya birlikte bir göz atalım. Özellikle yöneticinizi önemli bir toplantıya hazırlama örneğine odaklanalım. Sonra da yöneticinize bilgi vermeniz gerekecek diğer tipik senaryolara bakalım.
Yöneticinize bilgilendirme notu hazırlamanın anlamı nedir?
Yöneticinize bilgilendirme yapmak, onlara bilinçli kararlar almaları, üretken tartışmalara katılmaları ve hedeflerine etkin bir şekilde ulaşmaları için gerekli tüm bilgi ve iç görüleri sağlamak demektir. Yöneticinize bilgilendirme yapmadan önce birkaç önemli faktörü göz önünde bulundurarak bu göreve stratejik bir şekilde yaklaşmalısınız. Çünkü burada amaç, yöneticinizi herhangi bir senaryoda güvenle ve başarıyla gezinmesi için doğru araçlarla güçlendirmektir.
Bu stratejiyi oluşturmak için aşağıdaki maddeler size yardımcı olacaktır:
Öncelikle, etrafınızdaki sözel olmayan ipuçlarını yakalamanızı ve bunu yöneticinize doğru şekilde iletmenizi sağlayacak güçlü gözlem becerilerine sahip olmanız gerekir.
Şirketin hedefleri, rakipleri ve pazar eğilimleri de dahil olmak üzere iş ortamını anlamak çok önemlidir. Tüm bu bilgilere sahip olmak, sağladığınız bilgileri kişiselleştirmenize ve yöneticinizin stratejik hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamanıza olanak tanır.
Karmaşık bilgileri özlü, sindirilebilir formatlara yoğunlaştırmada usta olmalısınız. Böylece yöneticinin bunları özümsemesi ve üzerinde işlem yapması daha kolay olur.
İyi organize olmak, ayrıntılara dikkat etmek ve olası soruları veya sorunları öngörmede proaktif olmak, bilgilendirmenin etkinliğini daha da artırır.
Bilgilendirme örnekleri
İyi bir bilgilendirmenin yöneticinizin hızla işe koyulmasına yardımcı olacağı ve sizin de birçok değer yaratabileceğiniz birkaç senaryoya bakalım.
1) Önemli Toplantı
Senaryo: Yöneticiniz, şirketin geleceğini önemli ölçüde etkileyebilecek potansiyel bir ortakla kritik bir toplantı yapıyor.
Birinci Adım: Önemli oyuncuları belirleyin
· Toplantının sonucunu etkileyebilecek onayı veya reddi verecek kişileri belirleyin. Yöneticinizin bu kişilerin kim olduğunu ve pozisyonlarının ne olabileceğini bildiğinden emin olun.
· Yöneticinize şirketin fikirlerini kimin destekleyeceğini veya meydan okuyacağını bildirin. Her katılımcının duruşu ve sorabilecekleri olası sorular hakkında öngörüler sağlayın.
İkinci Adım: Toplantının hedeflerini bilin
· Toplantının hedeflerini açıkça belirtin. Birincil amaç nedir? Başarı nasıl görünür? Yöneticinizin birincil hedefleri ve istenen sonuçları anladığından emin olun.
Üçüncü Adım: Bilgileri özelleştirin
· Yöneticiniz bilgiye meydan okumayı seviyorsa, sağlam veriler hazırlayın ve geri adım atmak isteyebilecekleri alanları düşünün. Daha işbirlikçi bir yaklaşımı tercih ediyorlarsa, tartışmaya yardımcı olacak tartışma noktaları ve açık sorular sağlayın.
· Özetin başında ana noktaları özetleyin ve gerektiği gibi ayrıntılı bilgi verin. Madde işaretleri kullanın ve kritik verileri vurgulayın, böylece yöneticiniz toplantı sırasında gerekirse özeti tarayabilir.
Dördüncü Adım: Birden fazla sonuç için plan yapın
· Yöneticinizi farklı sonuçlara hazırlayın. Toplantı olumlu bir eğilim gösteriyorsa, orijinal sunumu geliştirmek için ek teklifler ana hatlarıyla belirtin. Konuşma planlandığı gibi gitmiyorsa, gündemi yine de ilerleten yedek seçeneklere sahip olun.
Beşinci Adım: Kapsamlı bir bağlam sağlayın
· Potansiyel ortak, son etkileşimler ve ilgili herhangi bir tarihsel bağlam hakkında arka plan bilgileri ekleyin. Bu, yöneticinizin tüm resmi anlamasına ve toplantının sonuçlarına dayanarak bilinçli kararlar almasına yardımcı olur.
2) Seyahatler
Bir seyahatten önce;
Uçuş bilgileri, otel rezervasyonları ve toplantı programları dahil olmak üzere ayrıntılı bir seyahat planı sağlayın. Yöneticinizin tüm lojistik bilgilerine sahip olduğundan emin olun.
Gittikleri yerdeki önemli kişiler, kültürel normlar ve ilgili yerel haberler gibi bilgileri ekleyin.
Tüm gerekli belgeler, kiminle görüşeceklerine dair arka plan bilgileri ve önemli tartışma noktalarını içeren bir bilgilendirme notu hazırlayın. Seyahat sırasında her toplantının bağlamını ve amacını anladıklarından emin olun.
3) Müşterilerle toplantı
Müşteriyle ilgili iş geçmişi, hakkındaki son haberler ve şirketinizle önceki etkileşimlerini de içeren bir dosya hazırlayın. Müşterinin hedeflerini ve ilgi alanlarını vurgulayın.
Yöneticiniz şahsen katılmasa bile toplantının hedeflerini ve neyi başarmayı hedeflemesi gerektiğini açıkça belirtin.
Konuşmayı yönlendirmek ve tüm önemli konuların ele alındığından emin olmak için konuşma konularını ve olası soruları hazırlayın.
4) Doğrudan raporlama yapan kişilerle bire bir görüşmeler
Yöneticinize doğrudan raporlama yapan her bir çalışan için güncel performans verilerini, son dönemdeki başarılarının veya yaşadıkları sorunların bilgisini sağlayın.
Toplantı için net bir gündem belirleyin, tartışılacak konuları ana hatlarıyla belirtin. Yöneticinizin ana odak noktalarını anladığından emin olun.
Yöneticinizin vermesi gereken geri bildirimleri ve bu kişilerin girdi veya güncelleme almaları gereken alanları ekleyin. Yöneticinizin devam eden projelerden ve potansiyel endişelerden haberdar olduğundan emin olun.
Kapsamlı bir bilgilendirme süreci geliştirerek, yöneticinizin siz orada olamasanız bile bilinçli kararlar almaya hazır olduğundan emin olursunuz. Yöneticinizin ne kadar etkili performans gösterebileceğini şekillendirmede rolünüzün çok önemli olduğunu unutmayın.
Bu makalede öne sürülen fikir ve yaklaşımlar tamamıyla yazarlarının özgün düşünceleridir ve Onedio'nun editöryal politikasını yansıtmayabilir. ©Onedio
