Şirket İçi Toplantıları Daha Verimli Hale Getirmenin 8 Yolu
Şirket içi toplantılar, üretkenliği artırır ve birçok fırsatı değerlendirmenizi sağlar. İş hayatında en çok toplantılarda vakit harcanır. Gerektiği gibi olmayan toplantılar verimliliğin düşmesine neden olur. Biz de şirket içi toplantılarınızın verimliliğini arttıracak yollarla geldik. İşte, şirket içi toplantıları verimli hale getirmenin 8 yolu.
1. Temel kurallar belirleyin.
Her toplantıda olduğu gibi temel kuralları belirlemekle işe başlamalısınız. Tutarlı olan kurallar herkesin toplantıdan verim almasına yardımcı olur. Örneğin, herkesin söz istemek için elini kaldırmasını isteyebilirsiniz. Bununla beraber sessiz bir ortam yaratmak için elinizden geleni yapmalısınız.
2. Hazırlıklı olmaya özen gösterin.
Verimli bir toplantı geçirmeniz için hazırlıklı olmalısınız. Öncelikle toplantı konusuna iyi çalışmalısınız. Hazırlıklarınız tamamlanmış bir şekilde toplantıya girmek toplantının istediğiniz gibi geçmesine olanak tanır. Dolayısıyla detaylı bir hazırlık işinizi görecektir.
3. Sohbet ediyormuş gibi konuşun.
Toplantı sırasında ekip arkadaşlarınızı bilgiyle boğmamalısınız. Bunun yerine onlarla sohbet etmeye çalışmalısınız. Örneğin, herkesin soru sormasını sağlamalısınız. Karşılıklı sohbet ediyormuş gibi bir hava yaratmalısınız.
4. Zamanı iyi değerlendirin.
Bir toplantı dokümanı hazırlayarak zamanı iyi kullanmalısınız. Nerede ne yapılacağını, neler konuşulacağını dokümana yazmalısınız. Zamana göre planı yapıp diğer katılımcıları bilgilendirmelisiniz. Bu sayede etkili bir toplantı düzenlemiş olursunuz.
5. Amaç belirleyin.
Toplantı için net bir amaç belirlemelisiniz. Örneğin, 'bu toplantıyı şu hedefe ulaşmak için yapıyoruz' diyebilmelisiniz. Toplantıda ele alınması gereken konuların listesini yapmalısınız. Her konunun yanına konuyu ele almasını istediğiniz kişinin ismini yazmalısınız. Mümkünse bunu katılımcılara 24 saat önceden ulaştırmalısınız.
6. Dikkat dağınıklığına mahal vermeyin.
Dikkati dağıtan nesneleri toplantı yapılacak alandan uzaklaştırmalısınız. Cep telefonu, yiyecek gibi maddeleri toplantıdan uzak tutmalısınız. Bu sayede dikkat dağınıklığını bir nebze de olsa önleyebilirsiniz.
7. Önemli noktaları not alın.
Toplantı sırasında önemli gördüğünüz noktaları not almalısınız. Elektronik cihaz yerine not defterine yazmanız aklınızda kalmasına yardımcı olur. Not alırken kararlara ve sizi ilgilendiren kısımlara odaklanmalısınız.
8. Toplantı için en uygun ortamı seçin.
Toplantının yapılacağı ortam motivasyonu etkiliyor. Toplantının yapılacağı ortam ne sıcak ne soğuk olmalı. Işıklandırmasının kötü olmaması gerek. Gürültülü ortam tercih edilmemeli. İdeal bir toplantı ortamı oluşturmak verimliliği üst düzeye çıkaracaktır.
Yorum Yazın